Gestione documentale

 

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La nostra Società offre servizi per la gestione del patrimonio documentale, dai livelli preliminari inerenti la smaterializzazione dei documenti, alle più avanzate tecniche di digitalizzazione ed evoluzione dei principali flussi documentali. La gestione documentale è la risposta all'esigenza di tutte le aziende che decidono di realizzare archivi digitali dove poter conservare i propri documenti. Organizzare i documenti in maniera ordinata garantisce notevoli vantaggi sia di tipo economico che in termini di riduzione di tempo. Documenti cartacei quali fatture, contratti, lettere, bolle, ordini, ecc. vengono sottoposti ad un processo di scansione e indicizzazione, che consente, attraverso chiavi di ricerca multiple, di archiviare, ricercare, stampare ed inoltrare tramite e-mail tutti i documenti creati in formato elettronico.

 

 

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I documenti da recuperare possono essere di qualsiasi formato, anche fuori dagli standard usuali: su carta, su fogli da disegno, su microfiches, foto b/n e colori ecc.. I documenti possono riguardare indistintamente documentazione di vario genere, monografie, specifiche tecniche, disegni tecnici sviluppati con CAD, ecc. e ad ogni documento viene associato un riferimento univoco. In funzione delle esigenze del Cliente i documenti possono essere memorizzati a foglio singolo o a multi-foglio, questo per consentire con un unico accesso di poter scorrere i fogli appartenenti al file memorizzato. 

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I documenti recuperati e memorizzati, costituiscono un archivio di immagini. Per consentirne la gestione spesso viene creato un archivio contenente, per ciascun documento, una serie di attributi che lo caratterizzano. Qualora il Cliente sia dotato di un applicativo dedicato alla gestione documentale, siamo in grado di fornire le informazioni degli attributi di gestione coerenti con quanto richiesto dall’ applicazione utilizzata. Qualora il Cliente non abbia un suo applicativo, siamo in grado di fornire una soluzione completa comprensiva di un applicativo software molto efficace per la gestione documentale

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Ritiro dei documenti anche presso la sede del Cliente. Presa in carico, selezione dei documenti, attivazione del processo produttivo. Verifica della conformità e della qualità dei documenti con eventuale identificazione e gestione dei documenti non conformi e/o incompleti. Preparazione dei documenti per la scansione, eliminazione clips e punti metallici. Scansione dei documenti di qualsiasi formato in B/N o a colori tramite scanner rotativi ad alta velocità. Conversione in digitale dei documenti in B/N o colori, salvataggio in formato file TIFF, PDF, JPEG, etc. Processi automatici di data capture (OCR – ICR – OMR - Barcode) Data entry manuale, assistito e verificato. Associazione indici di ricerca aggiuntivi tramite file/db forniti dal Clienti. Produzione CD/DVD Autoconsultanti (Software di ricerca e visualizzazione a bordo del supporto). Caricamento di immagini ed indici sul sistema ECM del Cliente. Firma digitale e marcatori temporali per conservazione sostitutiva. Stoccaggio fisico dei documenti cartacei.

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Digitalizzazione di documenti e disegni tecnici di qualsiasi formato, e relativa associazione degli indici di ricerca. Scansioni b/n e colori. Plottaggi b/n e colori. Vettorizzazione disegni. Produzione in forma digitale di manualistica e documentazione tecnica (in particolare manuali d’uso macchine e monografie) con utilizzo di tecniche innovative quali la documentazione visuale. Normalizzazione della documentazione tecnica (es. traduzioni in lingua e adeguamento dei documenti agli standard Aziendali)

 

 

 

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